Acelera tus envíos internacionales con la factura digital

La factura electrónica para la aduana agiliza los envíos y evita errores

 


Puntos clave del éxito en los envíos internacionales


La preparación cuidadosa de la operación y en especial de la documentación de exportación es uno de los puntos clave de los envíos internacionales. Los 3 pasos fundamentales son:


Identificar trámites y procedimientos obligatorios: es imprescindible revisar los requisitos para en envío en la aduana de origen y destino.

Podemos consultar las regulaciones de importación de los países de destino para las exportaciones desde compañías de la Unión Europea en la siguiente web de la Comisión Europea:  madb.europa.eu/madb/indexPubli.htm                       

 Y podemos informarnos sobre los todos los documentos y trámites de exportación necesarios en:   https://www.icex.es/icex/es/navegacion-principal/todos-nuestros-servicios/informacion-de-mercados/tramites-y-gestiones/index.html

                     

Preparación de la documentación para la aduana: la factura comercial es el documento principal del despacho de aduana, tanto de origen como de destino.

Coordinación del envío con el partner logístico: la elección de un transitario o courier es importante ya que recae sobre él la responsabilidad del transporte internacional y del despacho de aduanas de exportación.


La factura electrónica y sus beneficios en el comercio internacional


Para un envío estándar los documentos básicos son la factura de aduanas, la lista de contenido o packing list y el documento de transporte.

Nos centramos en la factura comercial ya que es el documento imprescindible para cualquier envío fuera de la UE. La información de la factura comercial ha de ser completa y precisa, ya que este documento sirve como "pasaporte" de la mercancía, ha de poderse consultar en cualquier momento e identificar a la mercancía  en cada aduana por la que pase.

También es un requerimiento esencial para los agentes de aduanas o transitarios, cuando éstos preparan las declaraciones de aduanas, tanto en las importaciones como en las exportaciones.

Para rellenar correctamente una factura comercial y que esté completa, es preciso incluir información general sobre la mercancía y las condiciones del envío, descripción, cantidad, valor, Incoterm, código arancelario, y origen de la mercancía. En caso de muestras o efectos personales, el procedimiento de preparación es el mismo, indicando en la factura " valor estadístico, mercancía sin valor comercial". Siempre ha de quedar claro el motivo del envío internacional.


El sector del eCommerce es el primero que se ha adaptado a la digitalización de las facturas comerciales para los envíos internacionales, con el objetivo de agilizar los envíos y reducir plazos de entrega al máximo. En España, ya es posible presentar una factura comercial electrónica a la aduana, generalmente a través del agente de aduanas que realiza el trámite aduanero de forma digital, en nombre del exportador. Para agilizar los trámites de aduana, el uso de documentos impresos en papel ralentizan el proceso completo. En cambio, realizar estos procesos de forma digital garantizará que se realice el despacho a tiempo y ayudará a cumplir con los plazos de entrega.


Digitalizar los trámites de exportación tiene muchas ventajas, tanto en la creación de documentos como en el seguimiento automatizado con el transportista o courier:

  1. Reduce el riesgo de perder un documento que se haya adjuntado a la mercancía. 
  2. Introducir los datos del envío una sola vez. Esto te ahorrará tiempo y evitará muchos errores en la documentación.
  3. Enviar antes los documentos al agente aduanero. De esta forma el proceso del despacho de aduanas empezará antes de que la mercancía llegue a la aduana. 
  4. Automatizar el seguimiento de los envíos información en tiempo real sobre cualquier problema en la aduana que pueda causar retrasos. 
  5. El valor de la mercancía permanece confidencial cuando los envíos se hagan directamente al consumidor.
  6. Preservar el medio ambiente al eliminar los papeles innecesarios.
 


La tendencia Paperless: la digitalización de los envíos y de los trámites de exportación electrónicos


Cada vez hay más empresas que ofrecen servicios Paperless a los eCommerce y también a los negocios Business to Business (B2B). Las compañías de mensajería y couriers internacionales son las primeras empresas del sector logístico que han creado este servicio para sus clientes, que consiste en ofrecer al exportador una herramienta para generar automáticamente la factura comercial de una forma ágil y sencilla, con el objetivo de realizar el trámite del despacho aduanero de exportación ágil y sin retrasos.

Los servicios asociados a la digitalización de los envíos se van ampliando progresivamente incluso con la integración de sistemas entre los canales de venta eCommerce y los transportistas y couriers, así como gestión de devoluciones y emisión de etiquetas de envío especiales.

De esta forma todo el ecosistema logístico y exportador se beneficia de la digitalización de los envíos, principalmente los exportadores, los transitarios, los agentes de aduanas en origen y destino y en especial el cliente final, que recibe su mercancía a tiempo y sin problemas generados por la falta de documentación correcta y completa.



Eintrade es un sistema Paperless con el que emitir la factura proforma, la factura comercial, y el packing list necesarios para los envíos internacionales, y para hacer el seguimiento electrónico. Si eres un eCommerce (B2C) o una empresa Business to Business (B2B) y quieres probar nuestro sistema, solicita una demo aquí.



Fuentes de información:

Sobre regulaciones de importación en los países de destino para las exportaciones desde compañías de la Unión Europea:

https://madb.europa.eu/madb/indexPubli.htm

Sobre documentos y trámites de exportación:

https://www.icex.es/icex/es/navegacion-principal/todos-nuestros-servicios/informacion-de-mercados/tramites-y-gestiones/index.html


Equipo de Eintrade



Foto: Pixabay